Vous avez dit télétravail ?

Ces derniers temps et notamment avec la pandémie, les débats sur le télétravail ont été nombreux avec les pro télétravail d’un côté, les anti de l’autre. Mais je ne vais pas rentrer dans ce grand débat d'opinion, car je ne pense pas que mon opinion vous apporte grand-chose.

Par contre, ce que je pense qui peut vous aider c’est de savoir comment implanter le télétravail et surtout faire en sorte que ça se passe bien ! Car le télétravail peut soulever beaucoup de questions que ça soit du côté employeur ou du côté salarié. C’est pourquoi, avant de vous lancer dans une telle démarche, il faut connaître les désavantages et les avantages inhérents au télétravail pour votre entreprise, car le télétravail constitue un réel défi pour la gestion des ressources humaines, notamment. Alors comme n’importe quel projet en entreprise, il faut réfléchir à un plan, à des objectifs. Et c’est ce que nous allons faire.

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je voulais vous rappeler que le télétravail ne doit pas nécessairement se faire à distance tous les jours. Vous pouvez aussi mettre en place deux ou trois jours par semaine de télétravail. Suivant vos objectifs, votre culture d’entreprise, etc. , le nombre de jours alloués au télétravail peut être différent d’une entreprise à une autre. Et là vous vous dites : ‘’ mais Camille c’est logique ‘’ et oui c’est logique, mais avant de devenir logique de pouvoir instaurer 2 jours de télétravail par semaine ou 5 jours, il faut y réfléchir. Pourquoi ça serait 2 jours ou pourquoi 5 jours et c’est de ce point-là que je souhaite vous parler.

Car si vous ne prenez pas le temps d’y réfléchir comme un véritable projet, si vous vous dites ‘’bah on a cas le faire dans un cadre informel’’, vous risquez de générer de l’incohérence, des inégalités et de l’incompréhension. Et vous pouvez vous retrouver dans des situations de sentiments d’injustices où un salarié pourrait se demander : pourquoi tel manager lui a accordé le télétravail et pas à moi. Alors que juste en élaborant une charte du télétravail, cela permettrait à tous les salariés et les managers d’avoir la même base, quelque chose de cohérent sur lequel s’appuyer.

Plus les règles seront claires, moins l’application du télétravail provoquera de malentendus et de frustrations chez les collaborateurs.

Pensez toujours à ce qui fonctionne le mieux pour vos collaborateurs et pour l'entreprise. Il n'existe pas d'approche unique, alors soyez flexible et réfléchissez à la manière dont vous voulez vraiment que cela fonctionne. D’ailleurs, la première étape à réaliser lorsque vous commencez à envisager la mise en place du télétravail, c’est d'en discuter avec les équipes et d'obtenir leurs avis.

Organiser une réunion ouverte sur ce que vous envisagez en termes de travail à distance peut vous aider à commencer à comprendre les problèmes potentiels qui pourraient survenir et à savoir si votre équipe a des suggestions à faire sur la manière dont cela pourrait fonctionner. Vous pouvez, par exemple, faire un sondage ou un questionnaire à destination des managers et des salariés en leur demandant quels sont, les avantages et les inconvénients du télétravail ? Est-ce qu’ils peuvent créer un espace de travail à la maison ? Est-ce qu’ils ont des préoccupations par rapport au télétravail ? Si oui, lesquelles ? etc. Le but est de dresser un portrait global de la situation et de définir les préoccupations des employés et des managers par rapport au télétravail.

Pourquoi est-ce qu’il faut faire cela ?

Car en le faisant à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez également comprendre, d'un point de vue opérationnel, comment le travail à distance peut avoir un impact sur les clients, sur des services ou des rôles spécifiques. D’ailleurs, même une fois le télétravail implanté, il faut continuer ce travail, identifier les éléments qui fonctionnent bien, et sur lesquels il faut travailler. Car le télétravail doit s’intégrer avant tout dans la structure et la culture de l’entreprise.

Une fois cette évaluation faite, il faudra aussi savoir quelles technologies seront les mieux adaptées à vos besoins et c’est là que vous passez à la deuxième étape. Qu'il s'agisse de fournir des bureaux et des chaises, des ordinateurs portables ou des téléphones, vous devez avoir une réflexion sur le matériel qui sera alloué à chaque salarié et donc faire une évaluation des coûts liés à l’implantation du télétravail qui concerne non seulement le matériel, mais aussi les différents outils de communications. Par exemple, comment allez-vous planifier le travail et répartir les tâches au sein d’une équipe physiquement éclatée, avec quel outil ?

Maintenant, passons à la troisième étape : la formation.

Avant de mettre en œuvre le télétravail, il est conseillé de fournir une formation claire à vos employés, afin qu'ils soient confiants et capables de travailler efficacement et de manière productive. De cette manière, vous allez pouvoir les former sur la gestion de la charge de travail, sur les logiciels de gestion de projets, les méthodes de communications, etc. Les salariés manipulant des données doivent, plus que jamais, être formés à l’utilisation des nouveaux outils de télétravail. Cela permettra à ce que tout le monde puisse avoir le même niveau d’information sur les outils possibles à utiliser et surtout comment on les utilise, avec qui on doit communiquer si on rencontre tel problème, etc.

Autre point qui pourrait vous aider à ne pas générer cette frustration et cette perte de temps, ça sera d’ailleurs notre quatrième étape : la création d’un manuel sur le télétravail.

Pourquoi ?

Car il est important de définir vos attentes, qu'elles soient notées par écrit avec des directives claires en matière de santé et de sécurité pour les travailleurs à distance, sur la politique d’équipement de l’entreprise, sur les heures de travail, vous pouvez par exemple préciser qu’il ne faut pas téléphoner entre certaines heures pour s'assurer que les salariés ne travaillent pas 24 heures sur 24, pensez au droit à la déconnexion !

Vous pouvez aussi aborder les questions de connectivité par exemple que se passe-t-il si l’employé à une panne de Wifi, à un problème avec son matériel, etc. Ce guide doit être complet afin de répondre au maximum de questions que peut se poser un télétravailleur.

Et enfin, dernier point et non des moindres la culture d’entreprise.

Si vous envisagez de faire travailler votre équipe à distance pendant de longues périodes, il est essentiel que vous continuiez à leur fournir une culture, afin qu'ils se sentent engagés dans l'entreprise et continuent à avoir le sentiment de faire partie d'une équipe. Car l’un des désavantages du télétravail est l’isolement social. L'isolement peut amener tout employé à se sentir moins "appartenir" à son organisation, et peut même se traduire par une intention accrue de quitter l'entreprise. De plus, n’oubliez pas qu’avec la distance on comprend moins les décisions prises par l’entreprise. Il sera donc important d’informer plus régulièrement sur le contenu de votre stratégie.

Voilà pour ce qui est des étapes, mais sachez que vous n’êtes pas limités à celles que je vous ai citées. Suivant le contexte de votre organisation il y a surement des étapes qu’il faudrait rajouter comme par exemple créer une équipe test avant d’instaurer le télétravail dans toute l’entreprise ou encore déterminer les emplois admissibles au télétravail, évaluer les progrès de l’équipe à distance, etc.

Dans tous les cas, avant de mettre en œuvre le télétravail, il est toujours important de bien comprendre les avantages et les inconvénients de cette pratique, car elle ne fonctionne pas pour tout le monde. Cela concerne aussi bien les entreprises que les personnes. Et mettre en place le télétravail sans un minimum de préparation pourrait conduire à des risques psychosociaux.

"Nous vous surveillons. Nous recueillons vos saisies. Nous enregistrons les sites web que vous visitez. Alors, mettez-vous au travail - ou faites face aux conséquences".

Ce que je viens de vous citer est un mail que la société Axos Financial a envoyé à ses travailleurs à distance.

Je ne sais pas vous, mais de mon côté, je me suis demandé pourquoi, quelle est la pertinence de mettre le télétravail en place si c’est pour fliquer vos salariés ?

Alors petite parenthèse, il faut savoir qu’en France et au Canada, l’employeur a le droit de contrôler et de surveiller l’activité de ses salariés pendant le temps de travail, mais il existe des restrictions. Les entreprises n’ont pas le droit à la surveillance continue et généralisée de l’activité de leurs collaborateurs ! L’entreprise doit démontrer qu’elle a des motifs réels et sérieux de le faire, que son but est légitime et que la mesure de surveillance mise en place est nécessaire. Typiquement, permettre à la webcam d'un ordinateur de prendre une photo de l'employé toutes les 10 minutes semble intrusif pour les employés et sera considéré comme excessif. Mais malgré la loi, certains employeurs peuvent être tout de même tentés d’avoir une surveillance accrue envers leur salarié, car ils ne savent pas si le travail sera effectué au même niveau que s'il était effectué au bureau.

Quant aux managers, ils peuvent eux aussi envoyer plus de mails, passer plus d’appels tout cela pour garder un œil sur les avancées de leurs collaborateurs. Sauf que ces pratiques abusives ou maladroites peuvent contribuer à l’augmentation des risques psychosociaux. Notamment par le fait d’avoir moins d’autonomie décisionnelle comme par exemple le manque d’occasions de participer aux décisions qui sont prises et qui concernent directement les salariés ou encore le peu de possibilités de prendre des initiatives.

Je pense toutefois que les employeurs réagissent plus souvent dans la panique qu’avec de mauvaises intentions. Quoi qu’il en soit, un tel management accroît le stress des travailleurs. Alors comment est-ce qu’on fait lorsqu’on est gestionnaire et qu’on souhaite non seulement laisser de l'autonomie aux salariés, mais aussi y intégrer une notion de contrôle ?

La première chose que je conseillerai c’est la formation. Car comme on l’a vue en première partie télétravailler, ça s’apprend, mais manager à distance aussi ! Et si on reprend le contexte du covid, les managers se sont retrouvés du jour au lendemain à devoir piloter leurs activités différemment, à s’adapter aux différentes façons de communiquer, et tout ça dans des structures parfois mal préparées qui ne fournissaient pas forcément un bon cadre ou les bons outils.

Alors pour ne pas reproduire tout cela, il est important d’avoir une phase de formation préliminaire pour les managers, car même si on est très bon manager sur le terrain ; manager les équipes à distance c’est différent. D’autant plus, qu’en présentiel, les discussions autour de la machine à café ou en sortant d’une réunion étaient utiles.
Ça parait anodin en apparence, mais ces petites discussions permettent presque intuitivement de prendre le pouls de l’équipe sur une base régulière. Les managers doivent donc faire face à des défis d’ordre communicationnel et relationnel et ça , ça s’apprend.

Deuxième point important, la confiance. Pourquoi, la confiance ? Car quand il n’y a plus de confiance, il y a une perte de motivation, les gens se désengagent et finissent par partir. Il ne faut pas oublier que le télétravail répond aussi à un besoin de responsabilisation du collaborateur. Il y a un vrai sujet d’autonomie derrière tout ça, ce qui se caractérise par moins de présence et plus de confiance.

Vous pouvez par exemple fixer des critères de performance plus stricts, tout en octroyant plus d’autonomie aux travailleurs dans l’exercice de leurs fonctions.
Mesurer la qualité du travail, pas comment les gens y arrivent. Mais bien sûr pour cela il faut que vous mettiez en place une communication écrite et claire, mais aussi dire explicitement ce que vous attendez des salariés : les résultats à atteindre, les efforts attendus, la date visée. Sans oublier de communiquer sur ce qui est urgent afin de permettre une meilleure productivité.

Ce qui m’amène à mon troisième point, la communication. Votre culture d'équipe à distance s'épanouira ou échouera, suivant votre méthode de communication.

Communiquez et attention bien communiquer ce qui veut dire soyez précis, adaptez-vous à votre interlocuteur. Et il ne s’agit pas non plus de communiquer à tout va sans objectif précis derrière. Le travail à distance devient plus efficace si vous fixez des attentes quant à la fréquence, aux moyens et au moment idéal de communication pour vos équipes. Vous pouvez d’ailleurs en parler avec vos équipes afin que tous les employés partagent les mêmes attentes en matière de communication.
L'important est que les appels soient réguliers et prévisibles, et qu'ils constituent un forum dans lequel les employés savent qu'ils peuvent vous consulter, et que leurs préoccupations et leurs questions seront entendues.

Quatrième point, l'interaction.

L’un des inconvénients qui ressort le plus souvent sur le télétravail c’est l’isolement et le manque de communication. Le moyen le plus simple donc d'établir une interaction sociale de base, c’est de laisser un peu de temps au début ou à la fin des appels d'équipe pour des sujets non professionnels.
Par exemple, démarrer la réunion 10 minutes plus tôt pour prendre des nouvelles des personnes de l’équipe, discuter et socialiser sans que le but de la réunion en pâtisse.

Cette idée, je l’ai d’ailleurs évoquée avec un ami qui est manager et il m’a fait une réflexion que vous aussi ferez peut-être alors je me suis dit qu’il serait intéressant de vous la partager. Il m’a dit "non, mais on est là pour travailler, pourquoi je perdrais mon temps à savoir comment s’est passé leur week-end alors que ce n’est pas le moment d’en parler, on peut très bien en discuter à un autre moment plus approprié. Je trouve ça forcé."
C’est vrai que ça peut paraître superficiel, mais les événements virtuels contribuent à réduire le sentiment d'isolement, en favorisant un sentiment d'appartenance. Le fait de poser des questions sur le bien-être et l'humeur générale encourage l'ouverture d'esprit et peut également contribuer à atténuer les sentiments d'isolement et de manque de communication. Ceci est vrai pour tous les travailleurs à distance, mais particulièrement pour les travailleurs qui ont été brusquement transférés hors du bureau.